Apariencia
Cargar un gasto del camión
Todo lo que cuesta un camión se anota en el camión. Así después se sabe qué deja cada uno, y en qué se fue la plata.
"Cuando vos anotás en el momento ya no te olvidás, porque después dentro de un mes hay un gastito que se fue."
Los trece rubros
Combustible · Reparaciones y repuestos · Cubiertas y gomería · Peajes · Playa, balanza y estadías · Viáticos · Lavado y limpieza · Seguros · Patentes, impuestos y tasas · Habilitaciones (RTO, RUTA, licencias) · Multas · Cuota del camión y banco · Otros.
Se llaman igual en Caja: filtrar la caja por «Cubiertas y gomería» da lo mismo que filtrar los gastos por ese rubro.
Por WhatsApp
Es la forma natural: el gasto se manda cuando pasa, desde la ruta.
Cargué 350 litros de gasoil, 560000, camión 1
Anoté Combustible por $ 560.000 (350 l) en el camión AE 123 BX. Salió de la caja (efectivo).
Peaje 12000
¿De qué camión es?
1. Camión 1 (AE 123 BX), Matías Gómez
2. Camión 2 (AD 456 KL), Francisco Díaz
Si no es de un camión, contestá "ninguno".
2
Anoté Peajes por $ 12.000 en el camión AD 456 KL. Salió de la caja (efectivo).
También podés mandar la foto del ticket o de la factura: lee el importe, los litros, la estación, la forma de pago y qué comprobante es.
En el sistema
- Flota → Gastos de flota → Nuevo gasto.
- Elegí la fecha, el camión y el rubro.
- Poné el importe y, si es combustible, los litros y la estación.
- Poné el comprobante: factura A, B, C, ticket o sin comprobante, con su número y el proveedor.
- Elegí la forma de pago.
- Guardar.
El comprobante y el IVA
Sólo la factura A deja recuperar el IVA. Cuando elegís A, el sistema separa solo el neto y el IVA del importe que pusiste, y ese IVA es el que aparece en el resumen que se le manda a la contadora.
Con un ticket o sin comprobante el gasto vale igual como costo del camión: lo único que cambia es que no hay IVA que recuperar.
Cuando lo pagó el chofer
A veces el chofer pone la plata en la ruta: una goma, una comida, un peaje. Tildá Lo pagó el chofer de su bolsillo y decí una cosa más:
- Se lo devolvés: se le suma a lo que cobra en la próxima liquidación.
- Salió del adelanto que ya se llevó: no se le suma, porque esa plata ya la tenía.
En los dos casos el gasto es del camión y la caja no se toca.
Cuando se paga con cheque
Elegí Cheque como forma de pago y poné cuándo lo debitan. El gasto queda registrado hoy, pero la caja recién baja el día que el banco lo debite. Mientras tanto, el cheque vive en Cheques.
Cuando un gasto quedó sin pagar
Si rebota el cheque con el que se pagó, el gasto pasa al estado Falta pagar y arriba de la lista aparece un cartel con lo que se debe. El botón Pagar de esa fila lo termina de pagar: de la caja, o entregando otro cheque. Hasta que lo hagas, al proveedor se le sigue debiendo.
Cuando lo puso el dador de carga
El gasoil que carga la cerealera en su surtidor no se anota acá: se anota en el viaje, en Lo que adelanta el dador de carga. Desde ahí el sistema arma solo el gasto del camión.
Los gastos de todos los meses
Los seguros —del camión, del acoplado, de la carga, del chofer— son todos los meses y son los que más fácil se olvidan, porque no hay ticket que los recuerde.
Abajo de la lista de gastos está Todos los meses: se cargan una vez, con su día y su importe, y el sistema avisa cuando falta el de este mes. No los carga solo: apretás el botón, y si el importe cambió lo corregís antes.
Los gastos que no son de un camión
El alquiler, el contador o la luz de la oficina no son de un camión: se cargan en Caja → Registro manual, o por WhatsApp contestando "ninguno" cuando pregunta de qué camión es.